Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, *was* ein System leisten soll und *wofür* — die Anforderungen, nicht die Lösung. „Kunden sollen online Termine buchen können, die automatisch im Praxiskalender landen“ gehört ins Lastenheft; welche Software das wie umsetzt, nicht. Der Begriff stammt aus dem Ingenieurwesen und ist in Deutschland durch DIN 69901 definiert.

Für eine gewöhnliche Unternehmenswebsite ist ein formelles Lastenheft überdimensioniert; da reicht ein gutes Briefing. Sinnvoll wird es bei Projekten mit individueller Entwicklung — Kundenportale, Konfiguratoren, Anbindungen an Warenwirtschaft — und überall dort, wo mehrere Anbieter vergleichbare Angebote abgeben sollen: Ohne Lastenheft vergleicht man Äpfel mit Birnen, weil jeder Anbieter etwas anderes verstanden hat. Es muss kein Dokument mit Kapitelnummern sein; eine nummerierte Liste von Anforderungen, jede in einem Satz, mit der Kennzeichnung „muss“ oder „kann“, tut denselben Dienst.